Системы бронирования переговорных для Битрикс24 и Microsoft Exchange

Несмотря на широкое распространение формата удаленной работы, бизнес не может отказаться от личных встреч и проведения очных переговоров. Нередко офлайн мысли доносятся проще, а решения принимаются быстрее. Всё чаще в компаниях встречается смешанный формат работы: часть сотрудников работают удаленно, часть – в офисе.

Сотрудники могут планировать встречи в офисе удаленно, и в этот момент им нужно видеть занятость переговорных, сделать резерв. В то же время, сотрудники, которые работают офлайн не хотят внезапных накладок, им важно видеть договоренности о встречах «удаленных» коллег, чтобы назначать свои и использовать помещение для встреч максимально эффективно, координируясь со своими удаленными коллегами.

Удобно, когда сервис бронирования переговорных доступен в привычной рабочей онлайн среде. Например, если компания работает в корпоративном пространстве Битрикс24, то бронь удобно оформлять в сервисе Календарь Битрикс24. Для предприятий с географически распределенными подразделениями резерв места встречи тоже может вызывать трудности. Сотрудникам, работающим в разных помещениях, зданиях, также необходимо скоординировано использовать места встреч и совершать бронирования в едином информационном поле.

Уникальность нашего продукта – в возможности интеграции с Битрикс24 и Microsoft Sharepoint. Мы можем предложить вам готовые решения по бронирования переговорных комнат на базе Битрикс24 и Microsoft Exchange, либо дополнительно сделать интеграцию на базе сервиса Google Календарь.

Интеграция с Битрикс24

Бронировать переговорные возможно, как через специальный промышленный планшет, расположенный непосредственно перед переговорной, так и дистанционно – с помощью сервиса Календарь Битрикс24. Вне зависимости от способа бронирования, событие автоматически отобразится в обоих местах. Если бронируешь из Битрикс24 – событие отображается на экране планшета, а если бронь производится с планшета, событие отображается и в Календаре Битрикс24. Так, сотрудники скоординировано резервируют помещения, независимо от того, где они находятся.

Посмотреть актуальное расписание загруженности переговорных комнат можно в режиме реального времени через корпоративные сервисы. При необходимости есть возможность настроить функцию «отправки уведомлений» об отмене делового события в определённый день и время.

Убедиться в том, что комната свободна в данный момент можно с помощью сенсорной панели – специального планшета, находящегося рядом с переговорной комнатой. На этой панели отображается статус помещения: свободно оно или занято.

Если бронь переговорной создана через планшет, пользователь, на которого её создали, имеет возможность самостоятельно в сервисе Календарь отредактировать встречу, изменить, либо удалить мероприятие.

Управление потоком людей в публичных пространствах

Система бронирования переговорных комнат может иметь широкое применение. Например, выступать решением задачи по координации потока людей в коворкингах и других публичных пространствах, причём не только для бронирования переговорных.

Система отразит занятость рабочих мест и кабинетов для тех, кто планирует занять место заранее онлайн и для тех, кто уже находится в коворкинге и ситуативно хотел бы продлить, либо изменить бронь рабочего места.

Компаниям, все сотрудники которых работают удалённо, тоже бывают необходимы личные встречи, тогда они арендуют помещения в коворкингах. Решение может быть настроено для работы по следующему сценарию: сотрудники компании берут в аренду помещение для встреч на нужное количество часов, не переплачивая. Большой поток броней на короткий срок может быть контролируем и управляем только с помощью решения централизованного бронирования. Настроить подобную интеграцию можно с сервисами Битрикс24 и Microsoft Exchange..

Бизнес-эффекты:

• Снижение простоев помещения, выделенного под переговорную комнату
  Около переговорной висит планшет в свободном доступе для каждого сотрудника, где есть отметки о занятости помещения, если комната свободна, её уверено занимают при первой необходимости.
• Грамотное распределение времени для выполнения рабочих задач
  Внедрение решения приводит к более высокой эффективности работы сотрудников, так как при наличии сенсорной панели бронирования помещений не возникает накладок и перебоев в работе. Сотрудникам не приходится тратить время на координацию и поиск мест для встреч, высвобождается время для непосредственной рабочей деятельности.
• Экономия временных и финансовых ресурсов
  Участникам встречи нет необходимости приезжать заранее или ждать окончания предыдущего мероприятия, чтобы провести деловую встречу, либо совещание, достаточно посмотреть в Календарь и грамотно распределить своё время.

По вопросам расчёта стоимости решения переговорных комнат для вас пишите на нашу почту navigator@nav-it.ru