Базовое внедрение

Ориентировочный срок базового внедрения – 4 недели с момента предоставления материалов заказчиком.
Базовое внедрение включает следующие этапы:
  1. Предварительная встреча по проекту, первичное выявление бизнес-целей и бизнес-задач
    Невозможно начинать проект без понимания его рамок и целей. Кроме того очень важно сформировать правильное восприятие продукта у заказчика. Для этого мы проводим встречу на которой происходит демонстрация Портала и первичное выявление Бизнес-целей и Бизнес-задач. Эта встреча позволяет нам лучше понять потребности клиента, а заказчик приобретает необходимое понимание процесса внедрения, его сроков и стоимости.
  2. Опрос функциональных заказчиков, формирование функциональных требований.
    Когда подписан договор и проект начался, мы проводим ряд встреч с функциональными заказчиками на стороне клиента. В ходе опроса выявляется перечень функциональных требований, определяются потребности основных групп пользователей внутри компании, анализируются бизнес-процессы, прорабатывается понимание стратегических целей внедрения и требуемых для их достижения задач. Данные опроса разных функциональных заказчиков консолидируются в единый документ «Перечень функциональных требований». Данные документ согласовывается с ответственным лицом проектной группы Заказчика, выявляются и согласовываются приоритеты по целям и задачам.
  3. Разворачивание прототипа Портала на площадке Исполнителя, первичная настройка, брендирование (корректировка дизайна).
    До момента подготовки технологической площадки на стороне Заказчика мы выполняем работы по конфигурированию прототипа Портала на своей технологической базе. Для этого мы разворачиваем Портал на своём сервере. На этом этапе мы можем выполнить первичные настройки продукта в соответствии с выявленными функциональными требованиями и произвести брендирование – установить логотип компании и скорректировать цветовую схему интерфейса Портала.
  4. Встреча с представителем проектной группы заказчика на территории Исполнителя, моделирование
    Для лучшего соответствия настроек Портала потребностям пользователей мы вместе с представителями Заказчика проводим моделирование. В процессе моделирования разбираются сценарии работы пользователей с системой и вырабатываются детальные требования по настройке отдельных функциональных разделов. Кроме того, на этом этапе мы можем продемонстрировать Заказчику методы работы с Порталом и лучше донести его идеологию. По итогам встречи формируется внутренний документ «Требования по настройке» являющийся на ровне с «Перечнем функциональных требований» основанием для работ следующего этапа.
  5. Конфигурирование прототипа Портала
    После всестороннего и полного выявления требований к Порталу можно приступать собственно к работам по его конфигурированию. На этом этапе корректируется структура продукта, создаются требуемые хранилища данных, настраиваются сервисы…
  6. Подготовка Web-сервера на стороне заказчика, технические консультации
    Этап подготовки технологической площадки (сервера) для размещения Портала разумно начинать как можно раньше. Зачастую именно этот этап затягивается в связи с необходимостью закупки оборудования и установки его на территории Заказчика. Сервер собирается и настраивается в соответствии с техническими требованиями продукта и исходя из планируемой нагрузки и профиля работы. Мы можем выполнить эти работы полностью самостоятельно, но зачастую ИТ-отдел Заказчика предпочитает не пускать людей из вне на свою «кухню». Тогда мы ограничиваемся консультациями и выполнением работ удалённо.
  7. Перенос прототипа Портала на сервер заказчика
    После подготовки сервера мы переносим Портал во внутреннюю сеть компании Заказчика. После этого производим тестирование работоспособности. На этом этапе может выявиться конфликт с настройками внутренней сети Заказчика. В таком случае мы даём рекомендации ИТ-специалистам или устраняем проблемы самостоятельно.
  8. Настройка интеграций с AD и/или 1С:ЗУП
    После того как Портал оказался внутри компании Заказчика можно приступать к его интеграции с учётными системами - 1С:ЗУП и Active Directory. Если конфигурации этих систем корректны, то никаких проблем на этом этапе не возникнет. Результатом этапа станет выгрузка пользователей на Портал, автоматическое создание их профилей, сквозная авторизация с использованием уже знакомых сотрудникам логинов и паролей, выгруженная структура компании и механизмы обмена прочей HR-информацией. После выполнения выгрузки можно вручную подкорректировать структуру компании на Портале для большего её соответствия действительности, выделить группы прав пользователей и определить права доступа к разному функционалу (документооборот, сервисы, бизнес-процессы, CRM и прочие).
  9. Обучение проектной группы (ПГ) Заказчика
    Сотрудники входящие в проектную группу на стороне Заказчика зачастую являются флагманами внедрения, своеобразными «апостолами» новой идеологии работы и общения. На них ляжет груз воспитания нового ответственного отношения к коммуникациям внутри компании. По этому они как никто другой должны в полной мере понимать возможности и особенности функционирования Портала. Для этого мы проводим очное обучение для ПГ Заказчика. На обучении освещаются как вопросы работы с Порталом (работа с задачами, календарями и группами, ведение проектов, использование отчётов и другое) так и вопросы мотивации сотрудников, социального обучения, методов повышения лояльности и вовлеченности.
  10. Обживание Портала проектной группой Заказчика, консультации, подготовка регламентов по использованию Портала и учебного курса
    На момент запуска Портала он должен быть наполнен хотя бы минимальным объёмом полезной рядовому сотруднику информации – регламентами, шаблонами документов, новостями… После обучения у ПГ Заказчика появляется время подготовить и разместить все необходимые материалы. А мы всегда находимся рядом и оказываем необходимую информационную поддержку. Так же на этом этапе ведётся совместная разработка регламентов по работе с Порталом и корректировка встроенного в продукт электронного учебного курса.
  11. Обучение руководителей Заказчика
    Успех запуска и использования Портала зависит от вовлечённости «драйверов». Наша задача воодушевить и замотивировать руководителей на использование Портала в качестве основного рабочего инструмента. Если это удастся, то вовлечь во взаимодействие на Портале рядовых сотрудников будет уже не сложно. По сути задача проста, т.к. руководители и так максимально мотивированы на повышение эффективности работы их подчинённых, ускорение коммуникаций и повышение прозрачности и контроля. Остаётся только продемонстрировать им как Портал решает все эти задачи.
  12. Запуск Портала
    Это тот самый сладкий момент когда звучат хлопки открываемого шампанского. Но и тут есть нюансы. Грамотно провести запуск поможет набор полиграфии, а повысить интерес - конкурс для сотрудников. Но запуск Портала это еще не конец. Необходимо следить за работой сотрудников, периодически проводить оценку достижения поставленных целей с применением целевых критериев и корректировать усилия. А Портал будет естественно развиваться в соответствии с потребностями сотрудников. 

По результатам базового внедрения Заказчик имеет:

  • В портал выгружены сотрудники и подразделения;
  • Настроена интеграция с 1С:ЗУП (сотрудники и подразделения);
  • Доработан интерфейс корпоративного портала (логотип, цвета, шрифты);
  • Настроен раздел с общей информацией о компании (история, структура, реквизиты);
  • Настроена адресная книга;
  • Настроен механизм резервирования переговорных комнат;
  • Настроен раздел Новости и мероприятия компании;
  • Настроен раздел Фото и видеоальбомы компании;
  • На личной странице сотрудника и в специальных разделах (График отсутствий, Учёт рабочего времени, Календарь) выводится информация об отпусках;
  • Разработан интерфейс HR-терминал (общий дизайн, расположение объектов) – стандартные HR-инструменты продукта;
  • Настроен раздел «Доска почета»;
  • Настроена внутренняя социальная сеть.

По результатам базового внедрения реализованы следующие функциональные возможности:

  • Структура компании с визуальным отражением подчинённости, кадрового состава подразделений и начальников;
  • Управление поручениями: вертикальная и горизонтальная постановка задач, слежение за выполнением задач и процедура согласования работ, отчёты по выполнению поручений;
  • Совместная работа сотрудников в рамках проектов, структурных подразделений и ТП с документооборотом, задачами, календарями и сообщениями;
  • Организация совещаний и планёрок с ведением повестки, протоколом заседания и перечнем принятых решений с возможностью на их основе раздать поручения на исполнение и производить слежение за исполнением поручений;
  • Документооборот: единые хранилища документов для компании, в том числе Договоры, Регламенты, Шаблоны и бланки, а так же хранилища документов в рамках подразделений и ТП с возможностью ведения внутреннего документооборота;
  • Хранение и удобный доступ к кадровой информации: телефонные справочники, должности и прочее;
  • Ведение календарей компании (информирование сотрудников компании о внутрикорпоративных мероприятиях), отделов и сотрудников с возможностью организации мероприятий и резервированием переговорных комнат;
  • Ведение адресных опросов сотрудников специалистами HR;
  • Организация обучения и аттестации сотрудников с помощью online учебников и тестов;
    и прочие возможности.