Задачи

Легкая регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Сканирование документов. Отправка на исполнение, согласование, контроль. Максимальная автоматизация: шаблоны и маршруты. Минимум бумаги при максимуме эффективности.

Структурирование и оптимизация стандартных процессов (договорная работа, приказы, заявки и т.д.). Создание шаблонов оформления, групп ответственных специалистов и маршрутов согласования проекта. Легкий запуск процессов в работу: рассылки, поручения, запросы на экспертную оценку и контроль исполнения. Концентрация на реальной работе – повторяющиеся организационные функции система берет на себя.

Оперативная и полная информация о выданных поручениях, стадиях их исполнения и сроках. Отчеты по исполнению и подробная статистика. Контроль исполнения с точностью до часа. Поддержка шаблонов поручений. Графическое представление всех видов информации: графики, диаграммы и т.д. Прозрачность, высокая управляемость, легкое выявление «узких мест» и эффективная модернизация схем работы.

От рабочей встречи отдела до крупной конференции: создание повесток дня, рассылка уведомлений, легкое и быстрое ведение протокола и автоматическое создание уведомлений и поручений по результатам.

Короткий путь к постановке задач и решению реальных вопросов.

Хранение отработанных документов, завершенных проектов, в том числе и заверенных ЭП. Мгновенный полнотекстовый поиск, разветвленная система разделов и категорий. Архивное делопроизводство в соответствии с ГОСТ. Номенклатура дел.

Завершенные дела – актив компании: опыт не теряется, одна и та же работа не выполняется дважды

Единое информационное пространство для отделений и филиалов. Мгновенное взаимодействие (поручения, запросы, согласования и т.д.), легкий контроль, унифицированные бизнес-процессы.
Высокие стандарты работы вне зависимости от расстояния.

Высокий стандарт средств криптографической защиты информации. Поддержка электронной подписи (ЭП) для подтверждения авторства и юридической силы документа. Соблюдение режима коммерческой тайны. Шифрование данных электронных документов.
Надежность защиты информации, подтвержденная сертификатами и положительным опытом десятков компаний.

Единый архив корпоративных стандартов, регламентов, шаблонов оформления документов. Справочная информация о сотрудниках и структуре компании. Поддержка системы НСИ. Быстрое распространение информации внутри организации и унификация работы специалистов. Ускорение бизнес-процессов и повышение культуры работы, возможные лишь в едином и понятном для всех сотрудников поле.

Прием и регистрация обращений: письма, звонки в колл-центры, формы обратной связи на сайтах. Поддержка шаблонов, отправка по маршруту, запросы во внешние организации. Согласование, контроль, уведомления. Архив ответов на часто задаваемые вопросы. Быстрые и точные ответы на обращения – безупречная репутация организации.

Параллельная работа нескольких пользователей над документами, проведение обсуждений и согласований. Командная работа над проектом, планирование встреч и совещаний.

Быстрое и эффективное решение управленческих задач за счет согласованной работы специалистов.

Доступ в систему как из клиента СЭД, так и с полноценной веб-версии. Мобильные приложения для работы со смартфонов и планшетов. Работа в офф-лайн режиме, спецзадачи

Мгновенный доступ ко всем ресурсам системы – где бы вы не находились.

Планирование проекта. Создание особых процессов и маршрутов, предназначенных для занятых в проекте специалистов. Управление рисками и контроль сроков и качества работ. Обеспечение коммуникации участников проекта и их совместной работы.

Точное соблюдение сроков, прозрачность и эффективность проектной работы.

Потоковый ввод и индексация документов. Разветвленная система каталогов и тем, реестр документов. Поиск по архиву, формирование отчетов и справок, выдача копий. Настройка прав доступа и удаленной работы.

Полная сохранность ваших документов; эффективное управление и легкий поиск.

Согласование первичной финансовой документации

Потоковый ввод документации, настройка маршрутов согласования и проверки. Формирование платежных документов, заказов, отчетов, статистики, подборок для налоговых органов. Архивирование финансовой документации.

Быстрая работа с финдокументацией с минимальным риском потерь и ошибок.

Периодические проверки выполнения корпоративных стандартов. Изменения и уточнения в регламентах с помощью оценки результатов проверок. Автоматизация маршрутов прохождения документов в рамках workflow, система уведомлений для исполнителей.

Постоянное совершенствование работы – залог роста и конкурентоспособности компании

Поддержка единого каталога учетных записей работников (логины и пароли), автоматическая загрузка баз данных кадровых учетных систем по настраиваемым протоколам. Интеграция договорной деятельности – импорт данных о контрагентах во внешние учетные системы – 1С, SAP и др. по результатам преддоговорной деятельности, экспорт данных о контрагентах, а также информации об оплатах и поставках по договорам в СЭД. Регулярный обмен данными между СЭД и учетными системами для полной их согласованности.

Исключение дублирования работы и максимальное устранение человеческого фактора; легкость администрирования при минимуме ошибок ввода.