Внедрение систем электронного документооборота и средств коллективной работы

Давно прошло время пыльных бумажных архивов и документов. В условиях увеличения информационных потоков вопрос автоматизации документооборота особенно актуален.

Традиционный способ организации делопроизводства на предприятии не решает многих проблем возникающих при работе с бумажными носителями таких как: потеря документов, уменьшение временных затрат на создание, исполнение и обработку документов, упрощение хранения и поиска и т.д.

В каких ситуациях необходимо внедрять электронный документооборот?

1. Организациям с большим объемом документов: внутренние, входящие, исходящие;
2. Компаниям с численностью сотрудников более 50 человек;
3. Наличие беспорядка в хранение электронных и бумажных документов, в результате чего необходимые документы теряются или долго ищутся;
4. Невыполнение поручений из-за отсутствия контроля;
5. Бюрократия, неэффективные и долгие процессы согласования документов:
   • не отследить на каком этапе «затерялся» документ;
   • изменения вносят путаницу;
   • лишние отделы согласовывают, а нужных нет на согласовании.

Автоматизация документооборота решает эти проблемы, а так же:

• Повышает производительность работы с документами;
• Оптимизирует коллективную работу с документами;
• Разграничивает права доступа;
• Расширяет возможности работы за счет возможности интеграции с другими ИТ решениями.

Что мы предлагаем?

Группа Компаний «Навигатор» оперативно и с наименьшими затратами внедрит в вашей организации систему электронного документооборота (СЭД). Мы предлагаем вам два программных решения:

DocSpace на технологиях SharePoint 2013

DocSpace – это программная платформа, полностью интегрированная в Microsoft SharePoint, предназначенная для создания решений в области автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, а также решения других задач по управлению неструктурированным контентом и организации коллективной работы.

Программная платформа DocSpace – это гибкий инструмент для быстрого создания решений в области электронного документооборота, минимизации затрат внедрения и последующего использования, удобной адаптации под индивидуальные потребности Заказчика.

Стоимость базового внедрения DocSpace

Битрикс24

1С-Битрикс24 - это полноценный Корпоративный портал который не только позволяет организовать хранение документов в хранилищах с разделением доступа по группам прав, вести историю изменения, хранить версии документов и автоматизировать Бизнес-процессы согласования, но и предлагает единую социальную среду внутрикорпоративных коммуникаций и совместной работы. Он особенно хорош когда нужен удобный инструмент ЭДО при рабочих процессах предполагающих удалённый доступ сотрудников к документам и возможность участия в согласовании за пределами офиса (хоть с мобильного устройства).

Ваши сотрудники смогут использовать документы при общении друг с другом в переписке которая останется частью корпоративной ИС, в решении производственных или управленческих задач с помощью Task Maneger-а, при планировании совместных мероприятий и встреч, при ведении планёрок с протоколированием, проектной деятельности в рамках рабочих групп и в CRM которая позволит навести порядок в деятельности отдела продаж.

Стоимость базового внедрения 1C-Битрикс24

1С:Документооборот

Система 1С:Документооборот давно завоевал популярность и широкую известность на российском рынке. Универсальный функционал, гибкие настройки, оптимизация поиска и обработки документов, интегрируемость – все это современная система управления документами от фирмы 1С не нуждающейся в представлении. Внедрение 1С:Документоборот – станет достаточно экономичным вариантом для организаций, которые уже работают с решениями 1С (не нужно приобретать дополнительные лицензии).

Логика ЕСМ.СЭД

Босс-Референт занимает одно из лидирующих мест на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) — более 85 000 пользователей, и в компании МТС — система объединяет более 25 000 сотрудников.

Реализованные проекты

SVM

Проектное внедрение "1С: Зарплата и Управление персоналом 8" в ЗАО «Кентек Санкт-Петербург» ЗАО «Кентек Санкт-Петербург» - это дочерняя фирма финской компании "Kentek OY», центральный офис расположен в Санкт-Петербурге, есть филиал в Москве. ЗАО «Кентек Санкт-Петербург» является авторизованным дистрибьютором производителей фильтров: Donaldson (USA) , Baldwin (USA), Filtrec ( Italy) , MANN&HUMMEL ( Germany), TG Filtri ( Italy), Lezing ( Germany). Основное направление деятельности компании – оптовая торговля фильтрами для всей импортной техники.

Внедрение системы электронного документооборота – основа эффективного менеджмента вашей компании:

• возрастает скорость принятия управленческих решений на всех уровнях менеджмента;
• повышается уровень обоснованности принятых решений, поскольку менеджер получает быстрый доступ ко всей необходимой информации;
• обеспечивается требование релевантности информационных потоков: менеджер может легко отсеять любую излишнюю информацию, не загромождая ею информационное поле принятия решений;
• обеспечивается высокая взаимозаменяемость сотрудников;
• обеспечивается взаимная интеграция управленческих функций: планирования, учета, контроля, анализа, регулирования.

Внедрение современной системы электронного документооборота мы осуществляем при помощи самых инновационных программных разработок, представленных на данном рынке. СЭД, построенные на базе этих платформ, отличаются адаптивностью, легкой интегрируемостью и широким перечнем функций. Обеспечивают документооборот, одинаково удобный как для управленческого персонала, так и для экономических работников и служащих.

Преимущества внедрения СЭД

Внедрение СЭД позволит вам:

• Увеличить эффективность работы сотрудников на 20-25%
• Снижение временных затрат на поиск и выдачу документов, а также на их движение между отделами предприятия
• Снижение затрат на хранение документов в среднем на 80%
• Оперативное получение информации, необходимой для принятия решения и контроля исполнительской дисциплины
• Формирование единого информационного пространства на предприятии. Это увеличивает эффективность управления всеми ресурсами и процессами в компании

Учитывая все перечисленные преимущества можно смело говорить о финансовой выгоде в результате автоматизации документооборота путем внедрения СЭД.

Внедрение электронного документооборота на предприятие приводит к качественно новым изменениям на уровне выполнения управленческих решений. Система позволяет назначать ответственного сотрудника за обработку каждого документа, а также время сдачи работы. Эти процессы позволяют добиться прозрачности выполнения задач и повысить производительность работы.

Окупаемость внедрения документооборота

Чем крупнее предприятие, тем больше объем документов. Из-за несвоевременной обработки входящего документа вы можете как минимум потерять клиента. Попробуйте оценить возможные затраты на восстановление потерянных данных. Система электронного документооборота окупается за счет повышения эффективности контроля и управления персоналом. Благодаря чему вы минимизируете риски потери информации, связанные с человеческим фактором. Кроме того, система позволяет вести учет рабочего времени и контролировать деятельность своих подчиненных.

Состав работ и стоимость

Мы осуществляем комплекс работ от установки типовой версии до индивидуальной разработки СЭД.

Для знакомства с интересующей вас системой автоматизации документооборота мы проводим презентации раскрывающие функционал и возможности решения.

По итогам презентации команда специалистов ГК «Навигатор» проведет предпроектное обследование бизнес-процессов в вашей компании, определит сроки, стоимость работ и внедрит систему в соответствии с выявленными потребностями. Так же мы проводим обучение и дальнейшее сопровождение системы.

Группа Компаний «Навигатор» – ваш надежный партнер в мире современного электронного документооборота!